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公司檔案管理制度

檔案管理制度
檔案管理制度

為了規范公司內、外文件,資料、證件的管理,確保各類檔案保管的規范有序和完整準確,提高檔案資料查閱、使用效率,特制訂本制度。本制度適用于公司各部門檔案的規范管理。
  • 各級檔案管理員職責
  1. 公司辦公室負責公司級檔案資料的保管,各部門只負責涉及本部門業務的檔案資料的保管;
  2. 各級檔案管理部門必須指定專人負責檔案管理,切實做好保密工作,嚴格按照本制度要求對各類檔案資料進行分類、立目、歸檔等工作,確保各類檔案分類清晰、立目規范、歸檔及時準確;
  3. 檔案管理人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作,定期對紙質檔案進行整理,確保安全;
  4. 各級各類檔案,一律采取紙質檔案和電子檔案保管同步的方式,確保檔案查閱快捷、準確。
  • 檔案分類
  1. 法規性文件。包括上級頒發、需公司執行的,或由公司發行的各種標準、規章制度等。
  2. 公司的重大決議。包括由公司董事會、管委會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
  3. 計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、項目發展計劃、經營質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
  4. 總結性文件。包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
  5. 憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產狀況、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
  6. 證件性文書資料。包括法人營業執照、稅務登記證、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、公司和作品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
  7. 匯報性文書資料。包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統計表,以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。
  8. 勞資人事資料。包括公司下屬各部門的人事任命、調整,員工培訓、工資審核記錄,員工檔案等相關資料。
  9. 聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經營活動或政治、文體娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
    各部門在檔案管理工作中,凡是涉及以上資料的,應在本部門內進行分類管理。各部門負責管理與本部門業務緊密相關的各類檔案資料,辦公室還要負責對公司級各類檔案資料的管理。
  • 檔案管理程序
  1. 建檔。檔案管理人員收集到的檔案資料,應按照檔案性質進行合理分類,建立電子檔案和紙質檔案,確保電子文檔記錄與紙質檔案統一、對應。遵循“批復在前、請示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進行建檔。對于沒有名稱的資料,檔案管理人員必須命名。
  2. 編號。同類檔案資料,按收到資料的時間先后順序進行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進行編號,按編號順序在《檔案登記目錄表》(見附件一)中填寫名稱、日期等信息,以便查閱。
  3. 保管。各部門應具備檔案柜,對檔案柜及其鑰匙進行編號。可以采用文件盒或檔案袋對各類檔案資料進行裝存,文件盒或檔案袋上必須標注清楚檔案分類名稱、年份等。
  4. 存檔。檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價值分為1年,5年,10年。
    1. 永久保存:
  1. 公司章程、制度、合同
  2. 組織規程及辦事細則
  3. 董事會、管委會記錄
  4. 財務報表
  5. 政府機關核準文件
  6. 不動產所有權及其他債權憑證
  7. 工程設計圖
  8. 其他經核定須永久保存的文書
    1. 10年保存:
  1. 預算、決算書類
  2. 會計憑證
  3. 事業計劃資料
  4. 其他經核定須保存10年的文書
    1. 1年至5年保存:
  1. 期滿或解除之合約
  2. 其他經核定保存5年的文書
  3. 會議紀錄
    1. 1年以下暫時保存:結案后無長期保存必要者。
四、檔案日常管理
  1. 借閱
    1. 借閱手續:
  1. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密和非密四給級別。因工作需要,公司的其他人員需借閱檔案時,由借閱人填寫《借閱檔案申請表》(見附件二),經過部門負責人審核并由辦公室主任簽字批準后,方可借閱。如果審核人或批準人不在公司,可以由借閱人或經辦人通過微信、手機短信等方式申請同意后辦理,待審核人或批準人回公司后簽字確認。
  2. 絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。
  3. 檔案員接到借閱條,經核查后,取出該項檔案,并在《借閱登記表》(見附件三)上注明借出日期和歸還日期,以備及時催還。
  4. 檔案歸還時,經檔案員核查無異后,檔案即歸入檔夾,填寫歸還日期,取消借閱記錄。
    1. 借閱人須愛護檔案,保持整潔,不得轉借、拆卸、遺失、調換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點、畫線和涂改,未經批準不得復印和摘抄檔案。
    2. 借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件,需借閱部門負責人書面請示,經辦公室主任批準。
    3. 借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時,應變更借閱登記,不得私自授受。
    4. 會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經財務負責人同意方可辦理。
  1. 銷毀
  1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
  2. 凡屬于密級的檔案資料必須由公司辦公室主任批準方可銷毀;一般的檔案資料,由部門負責人批準后方可銷毀。
  3. 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案資料銷毀清冊》(見附件四),報公司主任審核批準,并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案資料銷毀清冊》需注明:銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。
  4. 銷前,按照清冊清點;銷后,在清冊上簽名蓋章。《檔案資料銷毀清冊》需永久保管。
  5. 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種:未結清的債權債務;未了事項;正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷,直到事項完結時為止。
  1. 移交
  1. 需要進行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》(見附件五),報公司負責人審核批準并指定其監交人后,方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明:移交檔案目錄、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
  2. 移交前,按照清冊清點;移交后,在清冊上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。
  1. 保密
  1. 檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案,維護檔案的完整和安全,主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。
  2. 檔案員應忠于職守,遵守紀律,保守秘密,樹立全心全意為公司各項工作服務的思想,主動,準確,迅速地為利用者提供檔案資料。
  3. 愛護檔案室的一切設施設備,任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
附件一:檔案登記目錄表
附件二:借閱檔案申請表
附件三:借閱登記表
附件四:檔案資料銷毀清冊
附件五:檔案移交登記表
 
 
附件一:檔案登記目錄表
檔案登記目錄表
目錄編號 檔案名稱內容 種類 檔案編號 歸檔日期 交件人簽名 收件人簽名 備注
               
               
 
 
附件二:借閱檔案申請表
借閱檔案申請表
檔案名稱及文號   總頁(份)數  
借閱用途  
借閱時間   歸還時間  
借閱人   審核  
批準  
注:1、歸還時間原則上不超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續借手續;秘密級檔案不得超過4小時。
2、人事檔案轉移時,歸還時間欄填檔案不歸還和檔案轉移字樣。
3、外單位借閱檔案,需持單位介紹信,經部門領導簽字,副主任審核、主任批準后借閱。
 
 
附件三:借閱登記表
借閱登記表
借閱日期 部門 檔案名稱及文號 方式 密級 頁數 借閱人 歸還日期 收檔人 備注
借閱 查閱
                     
                     
 
附件四:檔案資料銷毀清冊
檔案資料銷毀清冊
序號 檔案名稱 銷毀人簽章 監銷人簽章 公司負責人意見 銷毀原因 銷毀時間 頁數 備注
                 
                 
 
附件五:檔案移交登記表
檔案移交登記表
序號 檔案名稱 份數 移交方簽章 監交人簽章 接交方簽章 移交時間 原因
原件 復印件
                 
                 
 
 
 

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